Come scrivere le proprie mail in modo che siano lette veramente


Arriva da uno dei blog dell'Harward Business School un decalogo che si pone il problema di come attirare al meglio l'attenzione dei destinatari della nostra posta elettronica.

David Silverman, l'autore della guida, parte da un presupposto molto semplice: "Tutto ciò che esce fuori dalla nostra mente, preso senza filtri, vale quanto il fango".

Detto questo, parte con i suoi dieci punti, che mi permetto di tradurre e commentare, tenendo in considerazione un principio generale, secondo il quale maggiore è il numero dei destinatari di una mail, più numerose saranno le necessarie revisioni della stessa.

1. Eliminare le ridondanze. Le ripetizioni spingono il lettore a passare oltre, a leggere in fretta, e a perdere passaggi importanti della mail.

2. Usare più cifre e elementi specifici. Invece di "il progetto non sta rispettando di molto i termini per la maggior parte delle richieste", preferire: "il progetto è in ritardo di 3 settimane nella consegna degli hamburger".

3. Aggiungere la contestualizzazione mancante. Il lettore della mail sa, ad esempio, che gli hamburger sono fondamentali per il fabbisogno nutrizionale della vostra regione, incidendo per 30.000 euro al giorno nelle spese delle famiglie.

4. Focalizzare sull'argomentazione più importante. Quegli hamburger, per quanto importanti per il benessere delle famiglie, devono essere spediti il prima possibile semplicemente perché stanno costando precise perdite economiche alla vostra azienda. Punto.

5. Eliminare materiale off-topic. Le migliori mail dicono una cosa, subito, e basta. Al massimo due, se strettamente correlate fra loro. Un solo tema principale aiuta anche il destinatario a etichettare e ad archiviare correttamente la mail.

6. Cercare i possibili equivoci e rimuoverli. I paradossi, le ambiguità letterarie, i giochi di parole non vanno bene per una mail di lavoro. Forse, neanche per una mail privata, in definitiva.

7. Eliminare quello che potrebbe piacere solo a noi. C'è qualche passaggio della mail che ci fa ridere particolarmente, di cui andiamo specialmente fieri? Forse, è meglio eliminarlo. Non è detto che quello che ha presa su di noi, soprattutto se a produrlo siamo stati, nella fattispecie, noi, possa piacere anche agli altri. L'insegnamento anche generale da trarre da questo punto potrebbe essere notevole.

8. Eliminare qualunque cosa scritta in un momento di emozione. Stretto corollario del punto precedente. Inoltre, tendiamo a non mostrare direttamente la parte di cui prendiamo le difese, in un'eventuale diatriba che stiamo presentando a qualcuno.

9. Abbreviare al massimo. In linea di massima, ma anche considerando che sempre più persone leggono le mail dal loro terminale mobile, che non ha certo uno schermo paragonabile a quello sui cui abbiamo composto il nostro poema.

10. Aspettare un po' prima di spedire. Molte mail non sono poi urgenti come ci sembra al momento in cui le scriviamo. E, poi, potremmo sempre non aver fatto abbastanza attenzione ad applicare tutti i punti del decalogo al nostro testo. Prendiamoci qualche ora. In qualche caso, un giorno. In casi estremi, non spediamola affatto.

Via | Harward Business Publishing

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