Il sogno proibito: come scordarsi della Inbox e non controllare più la posta!

tim ferrisControllare la propria posta attraverso un numero sempre crescente di caselle e-mail può diventare un problema, perchè richiede tempo e attenzione, specialmente quando si stratta di messaggi di lavoro e siamo già impegnati in altre attività. Tim Ferris, intraprendente imprenditore americano, ha proposto in un suo articolo il metodo che utilizza insieme alla sua segretaria per gestire le 1000 e più e-mail che riceve ogni giorno, senza perdere ore e ore davanti al computer, ma dedicando al massimo 10 minuti del suo tempo.

Il suo schema di lavoro si basa sulla suddivisone delle caselle di posta in base a categorie specifiche quali amici/famiglia, lavoro, lettori del blog, ecc. La casella di posta generica che distribuisce per default viene letta sempre dalla sua segretaria. Il 99% delle mail che riceve cade in determinate categorie, per cui la sua assistente personale risponde per lui alle 11 del mattino ed alle 3 del pomeriggio. Il restante 1% della mail che quindi richiedono la sua attenzione viene smistata alle 4 del pomeriggio con una telefonata di 4-10 minuti con la sua segretaria.

Quando è in viaggio, la sua assistente lascia un elenco di azioni nella casella vocale, in modo che possano essere gestite con una mail in elenco (L'uso della casella vocale costinge la sua assistente ad essere concisa!). Quindi tutte le sere Tim ascolta la sua casella vocale mediante Skype e risponde via chat e e-mail con la lista delle azioni da fare.

Tim poi snocciola una serie di consigli generali:


  1. lasciate che sia la segretaria a segnare gli appuntamenti per voi in Google Calendar, poi sincronizzate l'agenda da remoto.

  2. se rispondete a qualche mail direttamente, mettete in bcc l'assistente in modo che ne sia al corrente

  3. aspettatevi prima o poi qualche problema, ma non preoccupatevi, fa parte del gioco

  4. trovate un'assistente virtuale: in un altro articolo Tim elenca una serie di servizi idonei.

Questo metodo va bene per i fortunati come Tim che si possono permettere un'assistente personale. Voi invece come vi organizzate per gestire le tonnellate (virtuali) di email che ricevete quotidianamente?

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