Gmail: come usare le Risposte predefinite per rispondere velocemente ai messaggi

Ecco un breve tutorial che vi spiega come usare le Risposte predefinite su Gmail per rispondere velocemente ai messaggi.

risposte predefinite

Gmail - Se si ha un lavoro che comporta dei contatti online, ci si sarà resi conto che si spende un sacco di tempo a volte a rispondere sempre la stessa cosa alle stesse domande. Non c'è nulla di peggio che sprecare parte della tua vita a rispondere alle email. Pensate che un sondaggio Adobe del 2015 ha fatto notare come i lavoratori statunitensi trascorrano 6.3 ore della giornata a controllare la posta elettronica, più di metà della giornata lavorativa. Fortunatamente Gmail ci mette a disposizione un sistema per creare risposte automatizzate che ci aiuterà a risparmiare tempo, a far capire alle persone che a volte basta solo leggere attentamente ciò che c'è già scritto su siti e blog per avere una risposta alle proprie domande e a prevenire la sindrome del tunnel carpale.

Questo sistema si chiama Risposte predefinite, funzione sperimentale di Gmail che ovviamente servirà a chi si trova costretto tutti i giorni a rispondere sempre alle stesse email ridondanti, pensiamo per esempio a chi lavora in un Servizio Clienti. Grazie a Risposte predefinite si possono creare dei template, dei modelli di email predefiniti che è possibile riutilizzare più volte in modo da non dover rispondere sempre con le stesse parole.

Ecco come attivare la funzione delle Risposte predefinite in Gmail:

  1. entrate nel vostro account Gmail
  2. cliccate sull'icona a forma di ingranaggio che si trova nell'angolo in alto a destra
  3. scorrete fino a selezionare Impostazioni
  4. qui cliccate su Labs, lo trovate sulla destra fra Chat e Offline
  5. scorrete verso il basso (di parecchio) fino a trovare la sezione Risposte predefinite: selezionate sul pulsante Attiva
  6. ora scorrete verso il basso e cliccate su Salva modifiche

In questo modo avete attivato la funzione. Ora si tratta di creare una Risposta predefinita:

  1. andate a creare una nuova email
  2. nel nuovo messaggio, cliccate sulla freccia verso il basso che si trova nell'angolo in basso a destra
  3. qui cliccate su Risposte predefinite
  4. poi cliccate su Nuova risposta predefinita
  5. scrivete la vostra Risposta predefinita e poi date a tale risposta un nome in modo da rintracciarla facilmente
  6. quando scrivete la Risposta, se in essa sono presenti dati che cambiano da risposta a risposta (nome, data...), mettete una sigla generica fra parentesi per questi dati, in modo che siano ben visibili e vi ricordiate di cambiarli di volta in volta
  7. una volta che avete finito di scrivere l'email, cliccate di nuovo la freccia verso il basso, poi Risposte predefinite e infine selezionate il nome di quella Risposta predefinita prima di salvarla
  8. la prossima volta che dovrete scrivere un'email, basterà semplicemente caricare la Risposta predefinita, modificare i dettagli necessari ed ecco che avrete magicamente risparmiato un po' di tempo e stress

Via | Mashable

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