Controllare la propria posta attraverso un numero sempre crescente di caselle e-mail può diventare un problema, perchè richiede tempo e attenzione, specialmente quando si stratta di messaggi di lavoro e siamo già impegnati in altre attività. Tim Ferris, intraprendente imprenditore americano, ha proposto in un suo articolo il metodo che utilizza insieme alla sua segretaria per gestire le 1000 e più e-mail che riceve ogni giorno, senza perdere ore e ore davanti al computer, ma dedicando al massimo 10 minuti del suo tempo.
Il suo schema di lavoro si basa sulla suddivisone delle caselle di posta in base a categorie specifiche quali amici/famiglia, lavoro, lettori del blog, ecc. La casella di posta generica che distribuisce per default viene letta sempre dalla sua segretaria. Il 99% delle mail che riceve cade in determinate categorie, per cui la sua assistente personale risponde per lui alle 11 del mattino ed alle 3 del pomeriggio. Il restante 1% della mail che quindi richiedono la sua attenzione viene smistata alle 4 del pomeriggio con una telefonata di 4-10 minuti con la sua segretaria.
Quando è in viaggio, la sua assistente lascia un elenco di azioni nella casella vocale, in modo che possano essere gestite con una mail in elenco (L’uso della casella vocale costinge la sua assistente ad essere concisa!). Quindi tutte le sere Tim ascolta la sua casella vocale mediante Skype e risponde via chat e e-mail con la lista delle azioni da fare.
Tim poi snocciola una serie di consigli generali:
Questo metodo va bene per i fortunati come Tim che si possono permettere un’assistente personale. Voi invece come vi organizzate per gestire le tonnellate (virtuali) di email che ricevete quotidianamente?
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Nicola
24 gen 2008 - 10:17 - #1Forte! Ora lo dico alla mia segretaria
klerik
24 gen 2008 - 11:16 - #2Questo metodo costa almeno 900 euro al mese più i contributi…
Gino11
24 gen 2008 - 11:20 - #3Forte! Ora corro ad assumere na segretaria.
Ah, la devo pagare io?
glorfindel
24 gen 2008 - 12:12 - #4Cavolo! Come ho fatto a non pensarci prima?!
ice
24 gen 2008 - 12:43 - #5chissa se in proporzione la segretaria che smista e risponde al 99% delle email contro il 1% del boss ha lo stipendio 99 volte superiore…….
candido
24 gen 2008 - 12:51 - #6ma che cavolo di post è?….dai su….
TixXio
24 gen 2008 - 13:43 - #7Segretaria?
bnoise
24 gen 2008 - 13:53 - #8Tutte le email confluiscono nella mia casella gmail che poi provvede a taggare grazie ai filtri. Così con un click si possono selezionare solo le email importanti.
Tia©
24 gen 2008 - 16:11 - #9Ma le e-mail che riceve dalla segretaria stessa?? le gestisce sempre lei? del tipo lei chiede un aumento e sempre lei si risponde di si. Utile… secondo me tra qualche giorno si licenzia…
Teneteci aggiornati mi raccomando!!
marcogiallo
24 gen 2008 - 23:11 - #10Col tempo ho perfezionato un metodo molto semplice efficace, e sicuramente più economico di quello di tim.
Come tutti sappiamo il cestino è il miglio amico dell’uomo.
Se non conosco il mittente>delete;
se conosco il mittente ma non mi interessa>delete;
se dopo averla aperta e scorsa per 4 secondi non la considero importante>delete;
se sono catene, richieste, o discorsi vaghi>delete.
E naturalmente tutti messaggi cancellati non meritano risposta.
In più non rispondo mai a mail che non richiedono esplicitamente una risposta, ovvero, se vuoi conoscere la mia opinione bisogna che tu formuli una domanda chiara, altrimenti pace.
E naturalmente gestisco i vari indirizzi con i filtri di gmail, che da soli alleggeriscono di molto il “lavoro”.
In questo modo riesco a gestire tranquillamente 150-200 mail al giorno, dedicandoci solo i ritagli di tempo.
cellulosa
24 gen 2008 - 23:13 - #11Grazie al c***o, son buono anch’io a perderci 10 minuti se ho qualcuno che lo fa per me.
Abbiamo scoperto l’acqua calda, eh?
Pixel
27 gen 2008 - 15:57 - #12Io so anche come guidare senza mani, grazie ad un autista di fiducia!
Ciao,
Emanuele