Quella vecchia storia degli errori di Excel

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Si torna dalle vacanze: e per molti di noi al lavoro in ufficio ricomincia la routine quotidiana. Una routine che a seconda dei nostri impegni ci metterà davanti uno strumento di lavoro o un altro: credo che per molti quello strumento si chiami Excel. Molti esseri umani - e molte aziende, fatte, vissute, frequentate a loro volta da esseri umani - si fidano del foglio di calcolo Microsoft come ci si fida di un parente, ne hanno una visione salvifica. Più che giustamente: Excel è la panacea di molti mali (contabili).

Quelle cellette e quelle formule non possono mentire: quelle celle convincono tutti in riunione, quelle celle emanano Verità - mica verità minuscola - verità con la V maiuscola. Quelle celle sbaragliano le chiacchiere del responsabile marketing con la durezza della direzione amministrazione finanza e controllo. Una tempesta di numeri e formule abbatte le chiacchiere, che stanno a zero. Successivamente l'improvvido responsabile marketing viene offerto in sacrificio al dio pagano budget.

Ma c'è un ma, che forse i più attenti di voi ricorderanno: qualche annetto fa venne fuori una ricerca dell'Università delle Hawaii in cui si descriveva una folle percentuale di errori nei fogli Excel, addirittura tra il 78% e 97%. Qualcosa di enorme: se fosse così quindi staremmo sbagliando tutto? Ma proprio tutto? Ne scrisse al tempo anche il Financial Times, lanciando una polemica infinita, che prosegue ancora oggi. Vediamo di ripercorrerla per distrarci tra una sommatoria e l'altra, visto che oggi penso sia il giorno del rientro per molti...

Partiamo dai dati: qui trovate la ricerca originale. L'autore di What We Know About Spreadsheet Errors - ovvero Quello che sappiamo degli errori nei fogli di calcolo - Raymond R. Panko, la pubblicò una vita fa, nel 1998 sul Journal of End User Computing - Volume 10, No 2. primavera 1998, pp. 15-21 - sempre sul suo sito spiega di avere svolto una revisione del testo nel 2008.

Ma che cosa dice questa ricerca? Leggete pure la versione integrale, ma riassumeva tutto bene il Financial Times in questo pezzo del 2006. Scriveva Ian Cook

Ma voi credete ai fogli di calcolo? Certo che ci credete. Sono incontrovertibili prove pronte per essere stampate, sbattute sulla scrivania e picchiettate con il dito per giustificare nuove politiche aziendali. Ma c'è un problema, sono piene di errori.

Almeno secondo la ricerca che vi linkavo prima. Ian poi offre qualche esempio: un numero sbagliato in una cella ha costretto una società a ridurre le proprie previsioni di ricavi per il quarto trimestre e le sue azioni hanno perduto il 25% del valore, un segno meno mancante ha fatto sovrastimare di 2,6 miliardi di dollari i guadagni di un fondo d'investimento, altri fogli di calcolo linkati tra loro, hanno permesso di coprire una frode di 700 milioni di euro in una banca, l'errore contenuto in una macro ha ritardato la commercializzazione di un farmaco, devastando i profitti dell'industria farmaceutica. Se volete altri esempi dettagliati di disastri combinati non tanto da, quanto con Excel, c'è un elenco degli otto peggiori di sempre in un pezzo di CIO del 2007.

Però tutti si fidano di Excel: certo, perché il programma in sé, non ha colpe. Le "colpe" semmai le hanno gli umani. E soprattutto: avete idea della quantità di errori che si commettevano prima, dell'introduzione dei fogli di calcolo come Excel? Quando si usavano calcolatrici e fogli di carta?

Risponde il blog ExcelUser, in un post del marzo scorso, spiegando anche qualche retroscena interessante.

Ho lavorato come contabile per cinque anni prima che Visicalc - il primo foglio elettronico della storia, il cui prototipo risale al 1978, ndr - fosse inventato. Se pensate che i fogli elettronici abbiano degli errori, avreste dovuto vedere il tasso di errori di quando usavamo fogli di carta e calcolatrici.

Io davvero non sopporto la prospettiva di articoli come quello di cinque anni fa del FT. Quel genere di articoli sono "sponsorizzati" direttamente o indirettamente da società software che sono in concorrenza con Excel. Il loro scopo quindi non è quello di aiutare i lettori; il loro scopo è vendere il software dei loro sponsor.

Il classico modo in cui provano a farlo è convincerci che i nostri fogli di calcolo siano pieni di errori. L'articolo cita una "ricerca" della Università delle Hawaii che mostrava un tasso di errore "tra il 78% e il 97%" nei fogli di calcolo. Ho lavorato per più di venti anni come consulente di Excel, per praticamente qualunque industria vi venga in mente, e posso garantirvi che quel margine di errore è largamente sovrastimato. Neanche i fogli di calcolo cartacei, hanno mai avuto tassi di errore del genere. Una strip di Dilbert che ho letto recentemente aveva una bella battuta a riguardo: "Il mio capo non riesce a capire che i costi andrebbero comparati con le alternative".

Gli errori occasionali sono uno dei costi insiti nello stare nel business. Certo, dovremmo usare tecniche che permettano di ridurre quel genere di errore; ma se ci piace e vogliamo l'agilità analitica che i fogli di calcolo elettronico garantiscono, dobbiamo accettare questo genere di costi.


Ok, ma visto che gli errori sono principalmente "colpa" degli umani - ma non solo, come ricordava Paolo Attivissimo nel citando il celebre bug di Excel 2007 - non si può trovare un modo per evitarli? Ci sarà una casistica, saranno errori che si ripetono più frequentemente di altri, si potrà inventare qualcosa di simile a un correttore automatico di Word, ma applicato ad Excel? Naturalmente qualcuno ci ha già pensato: ci hanno pensato già anni fa, come si legge per esempio in questo pezzo di una tecnologia sperimentale della Oregon State University.

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