Si torna dalle vacanze: e per molti di noi al lavoro in ufficio ricomincia la routine quotidiana. Una routine che a seconda dei nostri impegni ci metterà davanti uno strumento di lavoro o un altro: credo che per molti quello strumento si chiami Excel. Molti esseri umani - e molte aziende, fatte, vissute, frequentate a loro volta da esseri umani - si fidano del foglio di calcolo Microsoft come ci si fida di un parente, ne hanno una visione salvifica. Più che giustamente: Excel è la panacea di molti mali (contabili).
Quelle cellette e quelle formule non possono mentire: quelle celle convincono tutti in riunione, quelle celle emanano Verità - mica verità minuscola - verità con la V maiuscola. Quelle celle sbaragliano le chiacchiere del responsabile marketing con la durezza della direzione amministrazione finanza e controllo. Una tempesta di numeri e formule abbatte le chiacchiere, che stanno a zero. Successivamente l’improvvido responsabile marketing viene offerto in sacrificio al dio pagano budget.
Ma c’è un ma, che forse i più attenti di voi ricorderanno: qualche annetto fa venne fuori una ricerca dell’Università delle Hawaii in cui si descriveva una folle percentuale di errori nei fogli Excel, addirittura tra il 78% e 97%. Qualcosa di enorme: se fosse così quindi staremmo sbagliando tutto? Ma proprio tutto? Ne scrisse al tempo anche il Financial Times, lanciando una polemica infinita, che prosegue ancora oggi. Vediamo di ripercorrerla per distrarci tra una sommatoria e l’altra, visto che oggi penso sia il giorno del rientro per molti…
Partiamo dai dati: qui trovate la ricerca originale. L’autore di What We Know About Spreadsheet Errors - ovvero Quello che sappiamo degli errori nei fogli di calcolo - Raymond R. Panko, la pubblicò una vita fa, nel 1998 sul Journal of End User Computing - Volume 10, No 2. primavera 1998, pp. 15-21 - sempre sul suo sito spiega di avere svolto una revisione del testo nel 2008.
Ma che cosa dice questa ricerca? Leggete pure la versione integrale, ma riassumeva tutto bene il Financial Times in questo pezzo del 2006. Scriveva Ian Cook
Ma voi credete ai fogli di calcolo? Certo che ci credete. Sono incontrovertibili prove pronte per essere stampate, sbattute sulla scrivania e picchiettate con il dito per giustificare nuove politiche aziendali. Ma c’è un problema, sono piene di errori.
Almeno secondo la ricerca che vi linkavo prima. Ian poi offre qualche esempio: un numero sbagliato in una cella ha costretto una società a ridurre le proprie previsioni di ricavi per il quarto trimestre e le sue azioni hanno perduto il 25% del valore, un segno meno mancante ha fatto sovrastimare di 2,6 miliardi di dollari i guadagni di un fondo d’investimento, altri fogli di calcolo linkati tra loro, hanno permesso di coprire una frode di 700 milioni di euro in una banca, l’errore contenuto in una macro ha ritardato la commercializzazione di un farmaco, devastando i profitti dell’industria farmaceutica. Se volete altri esempi dettagliati di disastri combinati non tanto da, quanto con Excel, c’è un elenco degli otto peggiori di sempre in un pezzo di CIO del 2007.
Però tutti si fidano di Excel: certo, perché il programma in sé, non ha colpe. Le “colpe” semmai le hanno gli umani. E soprattutto: avete idea della quantità di errori che si commettevano prima, dell’introduzione dei fogli di calcolo come Excel? Quando si usavano calcolatrici e fogli di carta?
Risponde il blog ExcelUser, in un post del marzo scorso, spiegando anche qualche retroscena interessante.
Ho lavorato come contabile per cinque anni prima che Visicalc - il primo foglio elettronico della storia, il cui prototipo risale al 1978, ndr - fosse inventato. Se pensate che i fogli elettronici abbiano degli errori, avreste dovuto vedere il tasso di errori di quando usavamo fogli di carta e calcolatrici.
Io davvero non sopporto la prospettiva di articoli come quello di cinque anni fa del FT. Quel genere di articoli sono “sponsorizzati” direttamente o indirettamente da società software che sono in concorrenza con Excel. Il loro scopo quindi non è quello di aiutare i lettori; il loro scopo è vendere il software dei loro sponsor.
Il classico modo in cui provano a farlo è convincerci che i nostri fogli di calcolo siano pieni di errori. L’articolo cita una “ricerca” della Università delle Hawaii che mostrava un tasso di errore “tra il 78% e il 97%” nei fogli di calcolo. Ho lavorato per più di venti anni come consulente di Excel, per praticamente qualunque industria vi venga in mente, e posso garantirvi che quel margine di errore è largamente sovrastimato. Neanche i fogli di calcolo cartacei, hanno mai avuto tassi di errore del genere. Una strip di Dilbert che ho letto recentemente aveva una bella battuta a riguardo: “Il mio capo non riesce a capire che i costi andrebbero comparati con le alternative”.
Gli errori occasionali sono uno dei costi insiti nello stare nel business. Certo, dovremmo usare tecniche che permettano di ridurre quel genere di errore; ma se ci piace e vogliamo l’agilità analitica che i fogli di calcolo elettronico garantiscono, dobbiamo accettare questo genere di costi.
Ok, ma visto che gli errori sono principalmente “colpa” degli umani - ma non solo, come ricordava Paolo Attivissimo nel citando il celebre bug di Excel 2007 - non si può trovare un modo per evitarli? Ci sarà una casistica, saranno errori che si ripetono più frequentemente di altri, si potrà inventare qualcosa di simile a un correttore automatico di Word, ma applicato ad Excel? Naturalmente qualcuno ci ha già pensato: ci hanno pensato già anni fa, come si legge per esempio in questo pezzo di una tecnologia sperimentale della Oregon State University.
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ice
29 ago 2011 - 15:07 - #1sinceramente io sono piu le volte che devo combattere contro le formattazioni automatiche di excell che mi riconoscono male il tipo di dato, piuttosto che le le volte che funaioni automatiche mi aiutano…..
cmq sarebbe da chiarire se gli erorri di excell sono dovuti ad errata compilazione da parte dell’utnete o errata formulazione, per cui si usano formule improprie , inconsapevoli dell’errore degli algormi che ci sono dietro)
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29 ago 2011 - 15:28 - #2Non capisco perchè tante parole per parlare del nulla.
Excel commette errori, questo è quel che si vuol far credere, quando gli errori sono generati da un errato uso da parte degli utenti!
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Come se viaggiando a 200 Km/h, bendati e con le mani legate, contromano in autotrada, se ci schiantiamo è colpa dell’auto.
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Facciamo post su cose serie.
lucusta
29 ago 2011 - 16:01 - #3in effetti e’ una cosa seria: le industrie usano massicciamente questi strumenti per operare, ma se chi li usa non ne conosce/comprende le funzionalità di base, si generano errori madornali.
un piccolo esempio, proprio sulla formattazione:
se io uso delle celle nelle quali e’ gia’ stato eseguito un calcolo il mio risultato potrebbe essere forviante, perche’ i risultati vengono MOSTRATI secondo la formattazione della cella (o delle celle che ho usato per generarlo), ma in effetti excel esegue i calcoli con una precisione di 20 decimali; decine di somme, moltiplicazioni e funzioni varie spostano percio’ il risultato che si avrebbe dall’eseguire il calcolo secondo arrotondamento visualizzato nella formattazione dal risultato finale che excel calcola, perche’ lui usera’ appunto una precisione di 20 decimali nei suoi calcoli, se non indicato diversamente.
la cifra significativa e’ indice di molte scelte, in tanti campi, sopratutto scientifici.
altri errori che spesso si fanno e’ generare risultati linkando altre celle, e poi modificare la formattazione del o dei fogli, modificando percio’ anche cosa si e’ linkato, o usare il copia e incolla indiscriminatamente; link assoluti e link relativi sono tra’ i maggiori errori che si possono verificare nella stesura di un foglio elettronico.
in finale l’errore maggiore che si puo’ compiere e’ riempire il foglio di macro; se ne perde totalmente la sequenzialità’ delle operazioni; excel e’ un calcolatore lineare, per renderlo ramificato, senza fare errori, si sudano 7 camice.
l’errore piu’ comune e’ comunque quello di creare un foglio di calcolo per un argomento, e poi usarlo per un’altro; se ne perde la logica di funzionamento, e percio’ anche la vericidita’ dell’argomento.
se devi fare 1+1 lo puo’ fare senza pensarci troppo, ma se devi mettere in piedi fogli di calcolo complessi, e ne devi produrre molti, devi usare un dogma unico per crearlo correttamente, una procedura univoca; a quel punto sei sicuro che stai facendo del tuo meglio per non incorrere nei piu’ banali errori di stesura.
PS: io uso sempre l’ultimo foglio per crearmi un log verbale delle modifiche che pian piano apporto ai fogli di calcolo; cosi’ facendo riesco a rintracciare le varie modifiche e a sapere quantomeno quanti risultati errati posso aver prodotto per un errore di calcolo.
un ultima cosa: microsoft non certifica assolutamente i risultati generati da excel per uso professionale (e come potrebbe?!); ogni utilizzatore professionale deve certificare il proprio foglio di calcolo per renderlo ufficiale, senno’ e’ solo un foglio con tanti numeri inutili scritti sopra.
Wrong place
29 ago 2011 - 16:44 - #4Storiella:
Insegnai in un master in gestione d’impresa edile. Detti da fare un semplice esercizio in Excel per calcolare quanto costava piastrellare una stanza. Fornii le misure della stanza e le misure di una piastrella specificando che le prime erano in metri mentre le seconde in centimetri. Ovviamente diedi anche il costo di ogni singola piastrella.
Nessuno dei partecipanti al corso (tutti laureati in discipline varie tra cui due architetti) si prese la briga di fare l’equivalenza. Tutti divisero l’area della stanza (metri quadri) per l’area della piastrella (centimetri quadri) e moltiplicarono per il costo di una piastrella.
Colpa d’Excel?
BoRn84
30 ago 2011 - 00:09 - #5excel è uno strumento. se lo sai usare bene produce ottimi risultati e utili, se non lo sai usare allora vengono fuori danni.
Di centro non è colpa di excel se non metti un meno o sbagli un link.
MaestroMusica
30 ago 2011 - 01:02 - #6Per wrong place,
Meno male…credevo avessero disegnato le piastrelle con le celle di Excel!
leonardo2
30 ago 2011 - 08:43 - #7Ragazzi, io faccio il geometra da circa quarant’anni, e sapeste quante volte ho sentito da colleghi diplomati e laureati che un metro quadrato corrisponde a 100 centimetri quadrati! E c’e ne sono che appena devono lavorare con frazioni non oogenee (che so, un terzo + un quarto + un settimo) vanno nel pallone….
E’ ovvio che con queste lacune è poi facile impostare male un foglio di calcolo.
Garbage in = Garbage out (se ricordo bene).
leonardo2
30 ago 2011 - 08:44 - #8scusate l’errore grammaticale (”C’è ne sono” in luogo di “ce ne sono”) dovuto ad una correzione del testo e alla “m” saltata in “omogeneo” del post precedente
Wrong place
30 ago 2011 - 15:14 - #9Penso che dire che Excel sbaglia i calcoli è come dre ce qusto ditor sbglia a srivere le paole.
O no? :-)