Cambiare strumenti per il lavoro in redazione: da Skype a Slack

Come si gestisce una piccola emergenza avendo lavorato sulla prevenzione. Come si cambia un flusso di lavoro redazionale per migliorarlo

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Il disservizio di Skype di ieri è stato davvero impressionante, soprattutto per chi utilizza il programma di messaggistica istantanea anche come uno strumento di lavoro.

In Blogo, ho applicato l'uso di Skype, storicamente, fin da quando TvBlog ha cominciato ad avere una nutrita redazione. Dopo che ne sono diventato direttore, è diventato naturale allargarne l'uso alle redazioni dei vari magazine o canali. La riunione di redazione permanente, con la possibilità di rileggere quel che si è scritto in precedenza, inviarsi documenti e immagini e avere una chat di gruppo che si può rileggere anche dopo che le cose sono successe e si sono dette è obiettivamente molto comodo. Soprattutto con una redazione "diffusa" come quella di Blogo. La chat diventa anche uno strumento di contatto e di scambio di opinioni e di confronto (per esempio, sulla decisione di pubblicare o meno una foto, un video).

Con il tempo, però, i problemi non mancavano: spesso, per chi aveva molte di queste chat di gruppo memorizzate in Skype, all'apertura del software, che giustamente non è pensato per questo tipo di attività così intensive, ci si trovava di fronte alla tremenda rotellina. A volte i messaggi non venivano inviati, le chat si attivavano dopo parecchio tempo (soprattutto quando c'erano poche persone connesse, dei partecipanti al gruppo).

Così, parallelamente, ho attivato un team su Slack. Alcuni hanno iniziato a usarlo subito, altri – come me – lo hanno testato e basta. Qualcuno spingeva per fare il passaggio definitivo: le potenzialità erano evidenti a tutti. Strumento semplice da imparare, possibilità di notifiche personali, di mettere in evidenza messaggi e documenti, canali privati ordinati, strumenti di controllo delle notifiche avanzati (addirittura su filtro di parole chiave, per esempio) e via dicendo.

Ma si sa: l'abitudine, soprattutto quando si parla di considerevoli gruppi di persone, è dura a morire, e così non osavo arrivare alla transizione definitiva, non volendo creare troppo disagio ai collaboratori di Blogo.

Il disservizio di ieri è stato, in un certo senso, un'opportunità da cogliere.

In poche ore abbiamo effettuato il grosso di una transizione completa a Slack (manca ancora qualche collaboratore, oggi, ma è normale e fisiologico).

Attenzione però: la transizione non è stata guidata solamente dall'emergenza. Quel che accadeva a Skype ne è stata la causa ultima, ma come ho scritto, Slack l'abbiamo provato per mesi, prima, e alcuni gruppi di collaboratori già lo utilizzavano. Non è che, al momento del palesarsi di un problema che non si era mai presentato prima, la reazione è stata isterica e casuale.

Non mi fido dell'emergenza e delle decisioni prese solo perché "bisogna agire".

Non mi fido neanche dell'emergenza e della situazione di crisi come opportunità. La reazione con il passaggio a Slack è stata ponderata, condivisa e poi attuata. Certo: non è che ogni volta si possa fare un referendum. Ma c'era un piano pronto in caso di necessità, ed è stato posto in essere. Era stata fatta, in buona sostanza, prevenzione.

Per come la vedo io, anche nel flusso di lavoro (e non solo per quanto riguarda la sicurezza) la prevenzione è una cosa fondamentale, che ti aiuta ad avere reazioni rapide (quelle richieste dal lavoro sul web) e evita reazioni scomposte o dannose.

Proprio per questo, per non ritrovarsi con altre emergenze, quando la transizione sarà non solo completa ma anche stabilizzata – oggi, per "agevolarla", ho chiuso il mio Skype e lo terrò chiuso per i prossimi giorni, salvo mie altre necessità –, farò ordine nei gruppi redazionali di Blogo su Skype e li risistemerò, in modo da avere un backup di comunicazione qualora ci fosse un disservizio su Slack. E poi, ovviamente, mi aggiornerò su eventuali altri servizi o prodotti che, nel tempo, dovessero apparire più utili ancora. O nel caso in cui le condizioni di utilizzo di Slack dovessero cambiare e diventare insostenibili (al momento, è gratuito nelle sue funzioni "base", che per noi sono più che sufficienti, e per un numero illimitato di collaboratori).

Dopo queste prime 24 ore dall'inizio della transizione, lo strumento sembra soddisfare tutte le esigenze di una testata nativa digitale come la nostra. Per natura del nostro stesso lavoro dobbiamo essere pronti a capire il cambiamento, anche nell'organizzazione del flusso di lavoro.

Un paio di autori che hanno più dimestichezza con lo strumento hanno preparato una guida per tutti all'uso di Slack, che è stata ovviamente condivisa. Altri hanno ricreato la struttura delle chat che avevamo su Skype e mi hanno aiutato a "invitare" tutti. Poi abbiamo individuato un ottimo link con alcuni "trucchi e consigli" (eccoli qui, su Medium). Quindi, ci siamo scambiati alcuni suggerimenti.

Per esempio? Eccone uno.

Starred this group Io, per esempio, ho trovato un sistema molto utile per gestire il mio flusso di lavoro, che probabilmente è uno dei più "densi" in Blogo, richiedendomi di mantenere tutto sott'occhio. Anche se la personalizzazione di questo tipo di strumenti è molto soggettiva, può essere interessante condividerlo.

1) In evidenza – Ho messo in evidenza, utilizzando lo strumento della "stellina", le chat e le comunicazioni che utilizzo di più. Cioè quelle in cui generalmente sono parte attiva.

Si fa dalle preferenze del singolo gruppo, selezionando Star this group.

2) Visione selettiva sulle attività – Ho selezionato, dalle mie preferenze avanzate l'opzione Hide any channel, etc, witch have no unread activity unless they are starred.

In questo modo, sulla colonna di sinistra di Slack vedo solamente le conversazioni private e i gruppi che uso più di frequente e quelli dove ci sono attività che non ho ancora letto.

Slack

3) Ricerca facile – Ho attivato la funzione Quick switcher con scorciatoia da tastiera (uso un Mac, quindi cmd+K) che apre una finestrella dalla quale posso cercare velocemente persone o gruppi. Si fa anche questo da Preferences --> Advanced Options

Preferenze Slack

Poi, ho pensato che fosse utile, in qualche modo, documentare questa transizione con questo breve post.

N.B.: Sono molto contento della risposta rapida e versatile che la redazione ha avuto nei confronti di questo cambiamento: è importante non essere "pachidermici", quando si lavora sul web. E poi, ci sono anche gli emoticon personalizzabili (per ora sono stati creati spontaneamente l'emoticon "shish" e l'emoticon "soddisfatto". Il primo non ha bisogno di spiegazioni. Il secondo è stato simpaticamente dedicato al sottoscritto, con annesso sfottò. Se non vi convince questo...

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