Office 365 trasformerà l'esperienza di utilizzo rispetto alla versione desktop? La prima recensione del Guardian

office 365

È arrivato il grande momento per Microsoft: con il lancio ufficiale di Office 365, la compagnia va a sostituire la Business Productivity Online Suite (BPOS). Grazie a The Guardian abbiamo la possibilità di analizzare una prima recensione del servizio, per capire se sia davvero rivoluzionario rispetto alla versione desktop di Office. Il pacchetto Office 365 costituisce un upgrade della versione 2010 di Exchange, SharePoint, Office Communications Online e Live Meeting (le ultime due funzionalità sono ora conosciute come Lync.), aggiungendo l'opzione Office Software Online. Per una piccola spesa extra sarà possibile utilizzare anche delle web app online e, per un'ulteriore piccola spesa, è possibile utilizzare l'intera suite Microsoft Office.

Le prime critiche hanno accolto la novità come un mero esercizio di rebranding, l'inclusione del software per ufficio più utilizzato al mondo aggiunge un vantaggio nell'aderire alla novità. A ciò possiamo aggiungere anche il considerebole l'aumento di opzioni disponibili in SharePoint 2010 e Outlook Web Access 2010. Mentre gli utenti BPOS otterranno presto un upgrade delle proprie sottoscrizioni, quelli che invece hanno acquistato i servizi tradizionali SharePoint ed Exchange, spendendo del tempo installandoli e settandoli su un server che certamente non costerà poco, rimarranno legati al vecchio sistema, con effetti negativi sui costi e sulla continuità man mano che arriveranno i futuri aggiornamenti.

Office 365 offre una grande opportunità ai piccoli business: la possibilità di sottoscrivere il servizio anche con meno di 5 utenti, permettendo quindi di pagare un prezzo commisurato alla propria portata economica ed avere un sistema in grado di crescere con l'azienda stessa. La sottoscrizione ad Office, ad esempio, può permettere ad una startup di risparmiare cifre importanti per l'avviamento software, iniziando a pagare man mano che guadagna.

C'è poi l'innegabile vantaggio del cloud: è finalmente possibile liberarsi dei grossi ed ingombranti server, risparmiare direttamente sull'acquisto, e accedere a tutto direttamente dai server Microsoft. Microsoft Exchange è in grado di sincronizzarsi in modo perfetto con l'Outlook utilizzato localmente e l'accesso può avvenire da ovunque online utilizzando l'Outlook Web App (una volta conosciuta come Outlook Web Access), pensata per gestire email, calendari, contatti e appuntamenti.

Il vantaggio dell'Outlook Web App è enorme: permette di avere la maggior parte delle funzionalità della versione desktop di Outlook a portata di mano ovunque noi siamo, anche quando non siamo al nostro PC. Le opzioni della Web App sono state ampliate rispetto al 2007, garantendo maggiore funzionalità di utilizzo. Un errore diffuso è quello di pensare che per utilizzare i servizi cloud sia necessario essere collegati ad Internet: la connessione è certamente importante, ma non del tutto necessaria. In questo Microsoft vince su Google: Office 365 supporta lo strumento offline SharePoint Workspace, che permette di lavorare tranquillamente su desktop e poi sincronizzare tutto sul cloud quando identifica una connessione.

SharePoint si rivela essere un ottimo strumento di organizzazione dei documenti, può essere semplice per gli utenti con poche pretese e al tempo stesso complesso, per le esigenze business; i setteggi sono studiati per accontentare tutti gli approcci di utilizzo. SharePoint 2010 può essere utilizzato in Office 365 anche come strumento per affacciarsi al pubblico del Web, con la possibilità di aggiungere funzionalità come mappe e integrazione PayPal, oppure può essere utilizzato come ottima landing page. Un semplice esempio? Cliccando sul bottone website di un team, possiamo andare direttamente sulla pagina Internet. Si tratta quindi di una alternativa semplice per coloro che non vogliono investire troppo nell'IT.

Lync 2010 è invece la combinazione tra instant messaging e conferenza Web, consente di risparmiare tempo e soldi: stando seduti con il proprio laptop connesso durante una riunione, possiamo mantenere aperta una linea silenziosa con il resto dell'ufficio. Non vi è ancora integrazione VoIP o telefonica di altro tipo, ma probabilmente arriverà tra non molto. Lo strumento di videoconferenza è semplice da utilizzare e consente anche lo scambio di file.

Per quanto riguarda la suite Office, è utilizzabile sia tramite app web che con il download completo su PC. La sottoscrizione vi risparmia la fatica di concentrarvi sugli aggiornamenti software e le Web Apps aggiungono funzionalità utili come l'editing in collaborazione su un documento. Utilizzando Office con Lync, è possibile creare documenti in team in modo semplice e immediato.

L'impressione conclusiva è che Microsoft avrebbe dovuto lanciarsi prima in Office 365, riuscendo a contrastare il predominio di Google. Il risparmio che il servizio offre nel tempo è considerevole, anche se la spesa è comunque maggiore rispetto a quella per le Google Apps, ma l'interfaccia utente già nota è un aspetto impagabile per molte compagnie.

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